Быстрый старт
Это руководство рассчитано на менеджера магазина: оно помогает обучить продавцов, контролировать остатки, продажи, закупки, финансы и работу Kaspi магазина.
Используйте логин и пароль, выданные администратором. После входа проверьте роль пользователя и выбранный магазин.
Откройте номенклатуру, убедитесь, что товары, цены, штрихкоды и остатки заполнены корректно.
На кассовом рабочем месте продавец открывает смену, проверяет кассу и начинает продажи.
Следите за продажами, возвратами, закупками, долгами и остатками через разделы сайта.
Роли и доступ
| Роль | Что делает | Ограничения |
|---|---|---|
| Администратор | Настраивает систему, магазины, пользователей, договоры и интеграции. | Имеет максимальный доступ. Выдаётся только ответственным сотрудникам. |
| Менеджер | Контролирует продажи, закупки, товары, остатки, отчёты, Kaspi магазин. | Может не иметь доступа к техническим настройкам и критичным данным. |
| Кассир / продавец | Открывает смену, продаёт товары, принимает оплату, оформляет возвраты по правилам. | Не должен менять системные настройки и глобальные справочники. |
Продажи и смены
Открытие смены
Перед началом работы кассир входит в Windows-кассу или веб-кабинет, открывает смену и проверяет подключение принтера, сканера и оплаты.
Продажа товара
Товар можно найти сканером штрихкода, поиском по названию или артикулу. После добавления в чек выбирается способ оплаты.
Оплата
Поддерживаются наличные, карта, Kaspi QR/Smart POS, смешанная оплата и продажа в долг, если это разрешено правилами магазина.
Возврат
Возврат оформляется по чеку или истории продажи. Менеджер должен проверить причину возврата и корректность возврата остатков.
Номенклатура и склад
Раздел номенклатуры нужен для управления карточками товаров, категориями, брендами, ценами, штрихкодами и остатками.
Карточка товара
- Название должно быть понятным для продавца и менеджера.
- Штрихкод нужен для быстрой продажи через сканер.
- Цена продажи должна соответствовать правилам магазина.
- Остаток показывает фактическое количество товара по складу или торговой точке.
- Фото помогает быстрее находить товар и проверять карточку.
Остатки
Если товар физически есть, но в системе остаток ноль, кассир может не найти его для продажи или товар не попадёт в Kaspi. Если в системе остаток есть, а товара нет, появятся ошибочные продажи и заказы.
Закупки
Закупки используются для оформления поступления товара от поставщика и увеличения складских остатков.
- Создайте закупку или откройте существующую.
- Выберите поставщика и магазин/склад.
- Добавьте товары, количество и закупочную цену.
- Проверьте итоговую сумму.
- Проведите приёмку, чтобы остатки обновились.
Финансы и отчёты
Финансовые разделы помогают видеть выручку, расходы, долги, закупки, прибыль и работу персонала.
| Раздел | Для чего нужен |
|---|---|
| Продажи | История чеков, суммы, способы оплаты, возвраты. |
| Финансы | Расходы, поступления, взаиморасчёты и движение денег. |
| Отчёты | Аналитика по товарам, кассирам, магазинам, периодам. |
| Контрагенты | Поставщики, клиенты, долги и документы. |
Kaspi магазин
Раздел Kaspi Shop нужен для управления товарами маркетплейса, синхронизации с номенклатурой и формирования публичного XML для каждого магазина отдельно.
Как работает несколько магазинов
- У каждого Kaspi магазина свой Merchant ID.
- У каждого магазина свой список товаров.
- У каждого магазина свой публичный XML.
- Название магазина задаётся в настройках и показывается в списке магазинов.
Синхронизация
Кнопка синхронизации обновляет данные текущего выбранного магазина. Если магазин только создан, товары можно импортировать в корзину, чтобы менеджер включил только нужные позиции. Такой вариант безопаснее: в XML не попадут лишние товары.
Корзина
Корзина показывает товары, которые временно не включены в Kaspi XML. Товар можно восстановить из корзины, если он снова должен продаваться на Kaspi.
Android-приложение
Android используется для мобильной работы: проверки товаров, остатков, операций, подтверждений и работы сотрудников вне основного компьютера.
- Войдите под своим пользователем.
- Проверьте выбранный магазин.
- Используйте поиск или сканирование для быстрого доступа к товару.
- Следите за уведомлениями и рабочими задачами.
Windows-касса — рабочее место кассира
Windows-приложение используется как кассовое рабочее место для продажи товаров. Оно открывает POS-интерфейс, где продавец работает со сменой, товарами, оплатами и чеками.
Откройте Windows-кассу, войдите под кассиром и выберите магазин.
Перед первой продажей откройте смену и проверьте оборудование.
Сканируйте штрихкод или найдите товар поиском, добавьте количество и выберите способ оплаты.
Для прямой печати чеков используется настроенный принтер и QZ Tray, если он установлен в вашей схеме работы.
В конце дня закройте смену и сверяйте суммы с фактической кассой.
Настройки
В настройках администратор или менеджер с правами управляет пользователями, магазинами, интеграциями, договорами и параметрами системы.
- Создавайте пользователей только с нужной ролью.
- Не передавайте логин и пароль между сотрудниками.
- Для Kaspi указывайте Merchant ID, название магазина и индивидуальные данные доступа.
- Дополнительный магазин можно удалить из его настроек, если он создан ошибочно.
Ежедневные чек-листы менеджера
Утро
- Проверить кассы и смены.
- Проверить остатки ходовых товаров.
- Проверить доступность Kaspi XML.
- Убедиться, что кассиры вошли под своими аккаунтами.
День
- Контролировать продажи и возвраты.
- Следить за закупками и приёмкой.
- Проверять спорные чеки и долги.
- Поддерживать порядок в номенклатуре.
Вечер
- Проверить закрытие смен.
- Сверить выручку.
- Проверить отчёты за день.
- Зафиксировать проблемы для администратора.
Частые вопросы
Товар есть в магазине, но его нет в Kaspi
Проверьте остаток, артикул/SKU, включён ли товар в текущем Kaspi магазине и не находится ли он в корзине.
После синхронизации появились лишние товары
Откройте текущий Kaspi магазин и переместите ненужные товары в корзину. Они не попадут в XML выбранного магазина.
Кассир не может продать товар
Проверьте права кассира, открытую смену, остаток товара, штрихкод и выбранный магазин.
Не печатается чек
Проверьте принтер, подключение, QZ Tray и настройки рабочего места.